Reuniões - Líderes devem perceber se reuniões atrapalham para torná-las mais eficientes

Independentemente dos motivos, as reuniões devem ter um único fim: deixar claro a líderes e colaboradores quais os próximos passos a serem dados

Quando um e-mail com o assunto "reunião" aparece na caixa de entrada dos profissionais, ele pode provocar diversas reações, pois se alguns veem esses encontros como um dos meios para resolver pendências, outros os consideram interrupções desnecessárias na rotina de trabalho. E, no fim das contas, as reuniões podem ser de fato eficazes ou ineficientes, se o líder não souber perceber até que ponto elas atrapalham ou ajudam os colaboradoras.

E para que serve uma reunião? Na avaliação das especialistas consultadas – a coordenadora de Consultoria da Ricardo Xavier Recursos Humanos, Veridiana Germano, e a headhunter da De Bernt Entschev Human Capital, Ariadne Tomczak – as reuniões têm sim uma razão de ser, pois elas reúnem em um só momento todos aqueles que estão envolvidos em um só projeto. E nesse encontro tanto se discutem ideias como problemas.

Independentemente dos motivos, as reuniões devem ter um único fim: deixar claro a líderes e colaboradores quais os próximos passos a serem dados e manter, acima de qualquer questão, a motivação dos profissionais em dia. "As reuniões podem até aprimorar o desempenho dos profissionais", avalia Veridiana. Mas isso só acontece com a ajuda do líder. E para ele saber se os encontros organizados por ele mesmo ajudam ou atrapalham, é preciso que tenha uma boa relação com os seus colaboradores e uma certa proximidade a ponto de saber como é a rotina de cada um.

"O líder consegue identificar isso com o resultado do trabalho dos colaboradores", ressalta Ariadne. "Quando o rendimento aumenta, os resultados são atingidos, o clima entre os profissionais é bom, a reunião gera ideias e os colaboradores se envolvem é um sinal de que os encontros estão ajudando a equipe", completa Veridiana. Por outro lado, as consequências opostas demonstram que, talvez, é hora de o líder mudar de estratégia. "Quando a espontaneidade do colaborador no encontro fica limitada algo pode estar errado".

Entre erros e acertos

Fazer reuniões constantes para resolver pequenas pendências ou mesmo focar os encontros em cobranças e brigas pode não ser saudável e, além de prejudicar a rotina do colaborador, pode também desmotivá-lo. Para as especialistas, reuniões com o objetivo de cobrar e persistir em erros só atrapalham.

Reuniões de última hora, exceto em emergências, e aquelas que demoram horas e não resolvem nem discutem nada também só prejudicam os profissionais. Quebrar a rotina com encontros diários prejudica o rendimento do profissional, uma vez que há um intervalo de tempo para retomar as atividades que ele estava executando. Sem contar os contatos perdidos e os e-mails que se acumulam durante a ausência.

Convocar uma reunião sem ter anotado todos os pontos que devem ser mencionados e o foco que deve conduzir o encontro leva a um outro problema que atrapalha a rotina dos profissionais: a dispersão.

Reuniões eficientes

Para resolver os possíveis problemas que uma reunião pode causar na rotina do trabalho, as especialistas recomendam aos líderes alguns passos para que os encontros se tornem ferramentas eficientes. O primeiro deles é o planejamento. "A reunião pode ajudar quando ela é planejada e quando atende as reais necessidades da equipe", atenta Veridiana. "Quando você planeja, com certeza, a reunião se torna mais eficiente", considera Ariadne.

Esse planejamento envolve, dentre outros aspectos, escolher o melhor dia e horário para o encontro, tendo em vista a rotina dos colaboradores – por isso conhecê-la é importante – e avisá-los com antecedência, para que eles também se planejem. Outro ponto que o líder deve atentar é sobre o objetivo e necessidade da reunião. Muitas vezes, o melhor é acumular os assuntos a serem tratados em uma única reunião, impedindo que se realize uma série de encontros que podem não gerar tantos resultados.

Anotar todos os pontos que devem ser tratados no encontro não basta. O gestor deve saber enunciá-los com clareza. "É muito importante que o líder passe a mensagem", reforça Ariadne. Manter o foco nessa hora ajuda a otimizar o tempo. Selecionar os participantes da reunião também ajuda a torná-la eficiente. Dependendo do assunto, nem todos os colaboradores precisam participar do encontro.

Essa seleção também ajuda a diminuir a dispersão. Mas não é o fator suficiente. "Isso também dependerá da maturidade da equipe", afirma a hedhunter. Para ela, abrir espaço para a participação dos colaboradores nem sempre é necessário. Para Veridiana, essa possibilidade tem de existir, mas com cautela.

Estabelecer um tempo de início e fim e cumpri-lo é outro fator que contribui para que os impactos negativos da reunião na rotina dos colaboradores sejam minimizados. "O tempo de duração da reunião dependerá de quais são as pessoas envolvidas e o assunto a ser tratado. Se for um problema, por exemplo, uma hora é suficiente", afirma Ariadne. Problemas rotineiros e assuntos de pouco impacto na equipe devem ser tratados no menor tempo possível. "Perceber o que demanda mais tempo cabe ao líder. Ele precisa estar atento a isso", completa.

Do - Infomoney